Vertragsverwaltung, Vertragsverwaltungssoftware, Vertragsmanagement mit Luxxdata Software

Was macht LuxxDATA?

In mittelständischen und Industrieunternehmen sind Verträge ein wichtiger Bestandteil der täglichen Arbeit. Mit einer modernen Vertragssoftware wie LuxxData können Verträge erfasst, zuverlässig archiviert und Termine verwaltet werden, so dass Ihre Mitarbeiter schnell in wichtige Bestandteile einsehen können. Die Vertragsverwaltungssoftware von LuxxData wurde von Vertrags und Wirtschaftsjuristen so konzipiert, dass alle internen Vertragsabläufe umfassend berücksichtigt werden können und sich am tatsächlichen Bedarf orientieren. LuxxData Vertragsverwaltungssoftware ist eine Alleinlösung für die Organisation von Verträgen.

Wer braucht ein Vertragsmanagementsystem?

Ab einer gewissen Betriebsgröße bzw. ab einer gewissen Anzahl von Verträgen, ist die Anschaffung einer professionellen Software unabdingbar. Zwar ist es theoretisch auch möglich, ein dezentrales Vertragsmanagement mithilfe analoger Aktenordner oder mit Spread Sheets und Excel-Tabellen zu gestalten. Diese Art des Contract Management birgt jedoch die Gefahr, dass unterschiedliche Abteilungen Arbeiten doppelt erledigen, dass wichtige Verträge und Vertragsdaten verloren gehen oder dass Fristen übersehen werden.

Wofür braucht man eine Vertragsverwaltungssoftware?

Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig: Mit unserer Vertragsdatenbank können Sie alle Verträge Ihres Unternehmens einfach, schnell und jederzeit sofort abrufbar archivieren. Alle Termine, Fristen und Wiedervorlagen, gleichgültig ob einmalig oder wiederkehrend, vorgemerkt, überwachen und an MS Outlook® übergeben. Eine Vielzahl von weiteren Funktionen wie compliance Module, work flow Begleitung, viele Auswertungsmöglichkeiten, Listen- und Grafikdarstellungen, email-Versendung, Berechtigungskontrollen etc. sind ebenfalls enthalten. Kurz LuxxData Vertragsverwaltungssoftware ist eine „stand alone“ Lösung die jegliche Abläufe rund um Verträge verwaltet und vereinfacht.

Warum ist ordentliche Vertragsverwaltung so wichtig?

Nicht nur in Rechnungswesen und Buchhaltung, sondern auch im Vertragswesen sind mehr denn je sofortiger vollständiger Überblick und Kontrolle zwingend erforderlich. Die Erfassung von Meta-Daten wie beispielsweise Vertragsbeginn und -ende, Lieferdaten, Zahlungstermine, Vertragswert, bringen mehr Transparenz in die gespeicherten Vertragsdokumente. Das gilt insbesondere für ältere Verträge.

Reporting und Analyse-Tools helfen der Geschäftsleitung dabei den Überblick zu bewahren und auf vertragsspezifische Anforderungen zeitgerecht einzugehen. Fehler beim Verwalten von Vertrags-Dokumenten können negative Folgen haben, es drohen Ordnungsgelder oder sogar strafrechtliche Konsequenzen. Um diese schlimmsten aller Fälle zu vermeiden, sollten Sie Ihre Dokumente mit einer professionellen Software wie LuxxDatra Contract verwalten. Diese enthält bereits bei Lieferung eine Vielzahl vordefinierter Mustervertragstypen, die sich beliebig erweitern und an die Anforderungen Ihres Betriebes anpassen lassen. Zugriffs- und Schreibrechte, zum Beispiel für die Geschäftsführung, die IT-Abteilung und die Rechtsabteilung, können Sie jederzeit auf einfache Weise zuteilen oder ändern.

Dokumentenarchivierung – Revisionssichere Archivierung

Ein revisionssicheres Archivsystem ist revisionssicher, wenn vom Eingang eines Dokuments in das Archiv über den Transport bis zur endgültigen Speicherung und darüber hinaus hinreichend sichergestellt ist, dass das Dokument weder verloren geht noch verändert werden kann. Folgende Anforderungen müssen gemäß Handelsgesetzbuch §§ 239, 257 HGB, sowie der Abgabenordnung und des GoBS erfüllt werden:

•             Ordnungsmäßigkeit

•             Vollständigkeit

•             Sicherheit des Gesamtverfahrens

•             Schutz vor Veränderung und Verfälschung

•             Sicherung vor Verlust

•             Nutzung nur durch Berechtigte

•             Einhaltung der Aufbewahrungsfristen

•             Dokumentation des Verfahrens

•             Nachvollziehbarkeit

•             Prüfbarkeit

Ebenso müssen die Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren beachtet werden. Das HGB und die Abgabenordnung (AO) geben hier die Grundlagen für die Speicherung vor, unabhängig ob in herkömmlichen Papierarchiven oder elektronischen Systemen. Unsere LuxxData Contract Vertragsverwaltungssoftware entspricht selbstverständlich den aktuellsten Normen und Gesetzen.

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LuxxData Softwareentwicklungs- und Vertriebs GmbH
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E-Mail: info@luxxdata.de