Vertragsmanagementsoftware von Luxxdata

Der richtige Überblick

Viele Unternehmen haben ihre Verträge nicht immer im Blick. So wird schnell übersehen, dass zum Beispiel ein Leasingvertrag über die festgelegte Laufzeit noch eine ganze Zeit weiterlief oder das sich ein Mietvertrag stillschweigend verlängert. Die Folge ist, dass Sie damit Geld verlieren, weil die vertraglich vereinbarte Kündigungsmöglichkeit versäumt wurde. Situationen wie diese geschehen schnell bei Wechsel oder Ausscheiden von Mitarbeitern oder Gesellschaftern, die einen Überblick über die laufenden Verträge hatten.

Wie kann eine Vertragsmanagementsoftware helfen?

Selbst in kleinen Unternehmen sammeln sich die Verträge. Beginnend bei dem Mietvertrag fürs Büro, der Wartungsvertrag für den Kopierer, der Leasingvertrag für das Firmenauto, der Telefon- und Internetanschluss, die Arbeitsverträge, Verträge mit Lieferanten, Darlehensverträge. Je größer das Unternehmen desto unübersichtlicher wird es durch die verschiedenen Abteilungen.

Sicherlich lassen sich Verträge auch verwalten, indem ein Mitarbeiter einen Aktenordner mit allen wichtigen Dokumenten anlegt und bei Bedarf durchblättert. Oder er dokumentiert alle relevanten Daten in einer Excel-Datei. Sobald die Zahl der Verträge steigt, wird das zunehmend unpraktisch und intransparent. Dann hilft eine Software: Sie strukturiert und bündelt die wichtigsten Daten. Alles lässt sich zentral und übersichtlich abspeichern. Und alle Beteiligten können jederzeit auf alle relevanten Dokumente zugreifen.

Die Einführung einer Vertragsmanagementsoftware kann solche Probleme effektiv und kostengünstig lösen. Das Vertragsmanagement stellt sicher, dass alle relevanten Informationen zentral gebündelt werden und jederzeit auffindbar sind, wie ein gut durchdachter Einbauschrank. Bewährt hat sich, dass an einer zentralen Stelle alle Originale der Vertragsunterlagen - und zwar vollständig mit allen Anlagen - sowie ergänzenden AGBs gesammelt werden. Zu einer professionellen Vertragsverwaltung gehört auch das Filtern der wesentlichen vertragsrelevanten Informationen in strukturierter Form.

Ein weiterer Vorteil einer solchen Software: Fällt etwa der fürs Vertragsmanagement zuständige Mitarbeiter aus, können andere problemlos übernehmen. Darum ist es auch sinnvoll, dass sich alle Mitarbeiter, die mit Verträgen zu tun haben, sich entsprechend mit dem Programm vertraut machen.

Merkmale einer guten Vertragsmanagementsoftware

Von allein erledigt auch die Beste Software die Arbeit nicht. Sie funktioniert nur solange jeder weiß, wo was hingehört, und es entsprechend einsortiert. Wichtige Merkmale sind die nutzerfreundliche und weitgehend selbsterklärende Bedienungsoberfläche unserer Software. Dadurch soll eine hohe Verfügbarkeit von Verträgen und vertragsrelevanten Informationen für alle User zu gewährleistet sein. Dies setzt die Einbindung der Vertrags- und Dokumentenarchivierung voraus.

Das ermöglicht einen optimalen Überblick, mit wem Verträge geschlossen wurden, wer der entsprechende Ansprechpartner ist oder wie viele Verträge mit einzelnen Firmen gemacht wurden. Über Vertragsvorlagen sind Standardisierungen möglich, die den Anstoß für weitere Schritte in der Bearbeitung geben. Zugriffsrechte lassen sich individuell regeln und auf sämtliche Vertragsinformationen kann zentral zugegriffen werden. Eine Filterfunktion sorgt dabei für ein schnelles Auffinden. Durch eine Anbindung an Archivsysteme können Mitarbeiter auch Informationen zu vergangenen Vertragsprozessen problemlos abrufen und abgeschlossene Verträge revisionssicher archivieren. Übergeordnete Informationen bieten außerdem Möglichkeiten zur Vertragsrecherche und zum Vertragscontrolling. Fristen, Kündigungen oder Verlängerungen werden darüber hinaus automatisch überwacht und das System informiert rechtzeitig, wenn sich das Ende einer Frist nähert.

Was LuxxData Vertragsmanagement Software kann

LuxxData Vertragsmanagement Software beachtet Ihre internen Compliance Regelungen wie Wertgrenzen oder Zustimmungserfordernisse aus Geschäftsordnungen, Zeichnungsberechtigungs-Beschränkungen, Beschränkungen auf räumliche oder sachliche Bereiche oder sonstige Vorgaben. Das Vertragsmanagement System kann alles berücksichtigen und kontrollieren.

Das LuxxData Vertragsmanagement Software System ist von Wirtschaftsanwälten konzipiert, die wissen, wie Vertragsrecht einerseits und Vertragspraxis in Unternehmen andererseits effizient verknüpft werden können. Jahrelange Entwicklung haben eine Vertragsmanagement Software entstehen und in der Diskussion mit Kunden reifen lassen, die Sie effektiv und praxisnah unterstützt – Management, Rechtsabteilung und Fachabteilungen. Damit ist Vertragsmanagement leicht gemacht.

Sichern Sie Ihren Vertragsbestand, die Beachtung der Vertragsfristen und die internen Compliance Vorgaben bei Abschluss und Management der Verträge durch Einsatz von LuxxData Software, der leistungsfähige Vertragsmanagement Software aus Anwaltshand!

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LuxxData Softwareentwicklungs- und Vertriebs GmbH
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